CON MOTIVO DEL DÍA INTERNACIONAL DE LOS ARCHIVOS: EL DEBER DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

La celebración hoy 9 de junio del Día Internacional de los Archivos nos sirve de ocasión para volver a insistir en la necesidad de impulsar medidas para la adecuada conservación de la documentación administrativa, de manera que no asistamos en el futuro a la destrucción de documentos públicos con ocasión de un cambio de Gobierno, destruyendo de manera indebida documentación que todo cargo o funcionario público tiene obligación de conservar y trasladar a los nuevos titulares de los respectivos órganos administrativos.

En concreto, la Ley 19/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español,  dispone en su artículo 49.2, la consideración de patrimonio documental que debe atribuirse a todo documento administrativo, al señalar que “forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios”. Dichos documentos administrativos han de ser expresamente conservados, como bien se deduce de lo señalado en el artículo 54.1 de la citada Ley: “Quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos a  los que hace referencia el artículo 49.2 de la presente Ley están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al archivo que corresponda”.

Igual deber de conservación se establece en la normativa autonómica sectorial, como son la Ley 3/1999, de 10 de marzo, de Patrimonio Cultural Aragonés, y la Ley 6/1986, de 28 de noviembre, de Archivos de Aragón. En particular, el artículo 3.2 de la Ley de Archivos de Aragón señala que todos los órganos de las entidades públicas aragonesas tienen la obligación de conservar debidamente ordenados los documentos de los archivos públicos, deber de conservación que reitera el artículo 6.1 de la Ley de Patrimonio Cultural, y que resulta exigible a todas las personas.

Tal obligación de conservación se prevé asimismo en el Estatuto Básico del Empleado Público, en cuyo artículo 54.7 se contempla el deber de todo empleado público de garantizar la constancia y permanencia de los documentos para su transmisión y entrega a sus posteriores responsables. Es evidente que tal obligación alcanza, dada su condición de empleados públicos, al personal eventual que forma parte de los gabinetes u órganos de asistencia directa de los miembros del Gobierno, que han de actuar como garantes de la permanencia de los documentos que obren en sus oficinas.

En la finalización de la legislatura pasada, y ante las noticias recibidas sobre destrucción documental en las unidades de apoyo a los miembros del Gobierno de Aragón –con la evidente falta de lealtad institucional que ello implica en el previsto “traspaso ordenado de poderes”-, nos dirigimos a la entonces titular del Departamento de Educación, Universidad, Cultura y Deporte, solicitándole la adopción con carácter inmediato de las medidas necesarias para que se preservase escrupulosamente toda la documentación administrativa generada durante la legislatura, y especialmente la que obraba en los gabinetes de los miembros del Gobierno de Aragón, por venir así exigido por el ordenamiento jurídico, adoptando en su caso las medidas sancionadoras oportunas en el caso de que se hubieran producido destrucciones documentales al margen de la normativa de protección de patrimonio documental y archivos.

Nunca tuvimos respuesta a dicho escrito, dato que es oportuno recordar en el Día Internacional de los Archivos, para que no se confunda la protección de la documentación con el simple archivo de las peticiones de los ciudadanos, haciendo dejación evidente de las responsabilidades públicas correspondientes al cargo que se ocupa.